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Guide d'utilisation du service MémoElectre
MémoElectre
est un nouveau service documentaire professionnel à destination des enseignants
documentalistes coédité par le CRDP
de Poitou-Charentes et la société Electre.
Il permet de rechercher et de récupérer des notices bibliographiques correspondant
à vos nouvelles acquisitions de livres et allège vos tâches de traitement
documentaire. 210 000 notices (soit les cinq dernières
années) sont à votre disposition pour traiter l'ensemble de vos acquisitions
d'ouvrages.
Le service MémoElectre est un service réservé aux établissements d'enseignement
du second degré ((Ministère français de l'Education Nationale, de l'enseignement
agricole et étrangers).
Informations générales sur MémoElectre
La création et la gestion d'un compte MémoElectre
La recherche de notices dans la base MémoElectre
La visualisation des résultats de recherche et la sélection des notices dans le panier
La récupération des notices MémoElectre dans votre base documentaire
L'accès aux paramètres de son compte MémoElectre
La déconnexion de la base MémoElectre
Informations générales sur MémoElectre
Les fonctionnalités du service MémoElectre
MémoElectre est un service en ligne ergonomique et sécurisé qui vous permet :
Une fois connecté au service MémoElectre muni de votre identifiant et de votre mot de passe, toutes ces fonctionnalités sont accessibles à partir de l'écran d'accueil. Le menu de gauche en vert vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités du service MémoElectre. Il n'est pas conseillé d'utiliser les boutons "Précédent" et "Suivant" de la barre d'outils de votre navigateur.
Le menu de gauche en vert pour accéder aux fonctionnalités du service MémoElectre
La base
MémoElectre est une extraction de notices (les 5 années les plus
récentes) de la base Electre (éditée et diffusée
par la Société Electre). Les notices documentaires ont été
retraitées par le CRDP de Poitou-Charentes au format BCDI 3 (le plus
complet). La base MémoElectre comprend aussi des notices extraites de
bases documentaires telles que L@BD
ou de Basécole.
MémoElectre propose une base documentaire régulièrement actualisée de 210 000 notices adaptées à vos publics :
A titre d'exemples de notices MémoElectre, nous avons mis à votre disposition sur la page d'accueil de commande et d'accès au service MémoElectre un lot de 11 notices à télécharger et à traiter avec l'utilitaire Gestmmn.
La création et la gestion d'un compte MémoElectre
Le
principe du compte MémoElectre
Pour utiliser
MémoElectre, vous devez impérativement créer un compte et l'approvisionner en
unités MémoElectre (par lots de 200 unités). Contrairement aux MéMoFiches, le
service MémoElectre n'est pas un abonnement ; vous pouvez utiliser le service
(notamment pour faire des recherches) tant que vous disposez d'unités sur votre
compte et ce sans limitation de temps.
Le prix comprend l'accès,
la recherche dans la base MémoElectre et la possibilité de récupérer jusqu'à
200 notices complètes. A chaque récupération de notices, votre compte MémoElectre
est débité d'une unité par notice récupérée (par exemple, vous récupérez 3 notices,
votre compte sera débité de 3 unités MémoElectre).
Si votre compte MémoElectre
n'est pas crédité d'unités (par conséquent est égal
à 0 notice), vous n'aurez accès qu'à certaines parties
du service MémoElectre, liées aux paramètres
de gestion de votre compte. Pour accéder à l'intégralité
du service, il faudra acheter un ou plusieurs lots de notices MémoElectre.
La
création d'un compte MémoElectre et la commande d'unités MémoElectre
1-
La commande d'unités MémoElectre
Pour commander des unités
MémoElectre, vous devez d'abord ndiquer
le nombre de lots d'unités MémoElectre que vous souhaitez commander ;
2- La création
d'un compte MémoElectre
Vous devez ensuite créer un compte client sur le site de
la cyberlibrairie du CRDP de Poitou-Charentes (Nous vous
rappelons que l'ouverture de compte à la Cyberlibrairie est au nom de l'établissement).
Il vous sera demandé de remplir un bon de commande pour achat d'unités MémoElectre au nom de votre établissement avec notamment votre adresse électronique à laquelle seront expédiées les notices MémoElectre. (Veuillez, de préférence, indiquer l'adresse de messagerie administrative du CDI).
Vous allez disposer à l'issue de la création de votre MémoElectre de code d'accès. Ce code d'accès est constitué d'un numéro de client (le code RNE de votre établissement) et d'un mot de passe attribué par le CRDP de Poitou-Charentes.
Dès que vous aurez validé votre bon de commande,
Votre code d'accès au service MémoElectre est composé d'un numéro de client (le code RNE de votre établissement) et d'un mot de passe. Nous vous recommandons de le conserver très précieusement. Noter que les codes d'accès à la cyberlibrairie et au service MémoElectre sont différents : le numéro de client est le même mais les mots de passe sont différents.
L'identification
pour accéder au service MémoElectre
Dés confirmation
de votre commande, notre service commercial va vous adressé un courrier électronique
pour valider votre accès à MémoElectre avec mention de
votre code d'accès. Vous pouvez désormais accéder à l'écran d'accueil
du service MémoElectre à l'adresse suivante : http://cyberlibrairie.crdp-poitiers.cndp.fr/MemoElectre/
et saisir votre numéro de client et votre mot de passe puis cliquer
sur le bouton OK. Une page intermédiaire vous indique que vous êtes
authentifié par le service MémoElectre ; l'écran mentionne
le nom de l'établissement et le nombre d'unités MémoElectre
que vous avez à votre disposition. Cliquez sur le bouton 
pour accéder à la recherche de notices puis à la récupération
de notices.
Si vous avez déjà utilisé le service MémoElectre
et que vous ne vous disposez plus d'aucune unité MémoElectre sur
votre compte, vous ne pourrez plus rechercher et récupérer des notices dans
la base MémoElectre. Dès réception de votre nouvelle commande, vous pourrez
de nouveau utiliser l'intégralité du service MémoElectre. Vous pouvez néanmoins
accéder aux paramètres de votre compte MémoElectre ; à partir de cet écran,
il il vous est possible :
La recherche de notices dans la base MémoElectre
L'écran de recherche est
dessiné en 3 pavés :
L'écran de recherche de MémoElectre
Elle vous permet d'effectuer
des recherches sur les champs TITRE, AUTEURS, EDITEUR ET COLLECTION. Par
défaut, la recherche sur les champs TITRE, AUTEURS, EDITEUR est activée.
Il vous suffit de cocher ou de décocher les cases pour effectuer une recherche
sur un ou plusieurs critères, de saisir les termes de votre recherche et de
cliquer sur le bouton 
.
Trois
exemples de recherche en mode de recherche rapide :
L'option
" recherche phonétique "
Si vous souhaitez activer l'option " recherche phonétique ", vous devez
cocher la case " recherche phonétique " ; cette fonctionnalité est intéressante
lorsque vous avez un doute sur l'orthographe d'un auteur, d'un mot (par ex.
"austréiculture" trouve "ostréiculture, "algoritme"
trouve "Algorithme") ou si vous souhaitez rechercher un mot au pluriel
(par exemple, une recherche phonétique sur le terme "déchet" proposera
des notices avec les termes "déchets" et "déchet").
La
recherche par ISBN ou par code-barres
Il est possible de rechercher un ou plusieurs ISBN ou codes-barres dans
la base MémoElectre. Cette fonction vous permet aisément de récupérer les notices
de vos nouvelles acquisitions et ainsi de mettre à disposition les ouvrages
très rapidement.
Pour rechercher plusieurs
ISBN ou codes-barres à partir de cette fenêtre, il vous suffit
de saisir un ISBN ou de faire un copier-coller dans la fenêtre de recherche,
suivi d'un retour chariot (en appuyant sur la touche entrée de votre clavier)
et de saisir un autre ISBN ou code-barres. Cliquer sur le bouton .
Il est aussi possible de faire cette saisie au moyen d'une douchette ; suivant le paramétrage de votre douchette, il peut être nécessaire de cliquer dans la fenêtre de recherche à la fin de chaque lecture de codes-barres puis de taper la touche "Entrée".
Exemple de recherche :
2-226-11884-5
2-290-32020-X
9782290320129
2-7427-3611-5
Le tri des résultats de recherche
Vous pouvez trier les résultats de recherche par date de parution ou par titre ; par défaut, le tri par date de parution est activé. Les résultats de recherche sont présentés par ordre antéchronologique (du plus récent au plus ancien).
La visualisation des résultats de recherche et la sélection des notices dans le panier
La
visualisation des résultats de recherche
L'écran
de résultats vous indique en permanence le nombre de notices de votre recherche
et le nombre de notices contenues dans votre panier. Chaque page écran vous
présente 10 notices par page (sauf si le résultat est inférieur à 10 notices).
Vous pouvez prendre connaissance des notices suivantes en précédentes
en cliquant sur les boutons 
ou
.
Le format de visualisation des notices sur le site MémoElectre comprend
les éléments présentés dans l'ordre suivant :
Bien
évidemment, si vous choisissez de récupérer une notice
donnée, cette dernière, à insérer dans votre base
documentaire sera plus complète (voir exemples de
notices MémoElectre).
La
sélection des notices dans le panier
Pour mettre
les notices visualisées dans votre panier de sélection, 2 solutions sont
proposées :
;Il est possible de retirer les notices de la page du panier en utilisant le bouton " Retirer ces 10 notices du panier ".
Voir
son panier de sélection
Pour voir son
panier de sélection, il vous suffit de cliquer sur le bouton 
.
Il est possible d'effectuer de nouvelles recherches, de prendre connaissance
des résultats et de compléter son panier de sélection de
notices.
L'ajout, le classement ou la suppression des notices de votre panier
Vous pouvez accéder à votre panier de sélection en cliquant sur le lien "Voir le panier " dans le menu de gauche. Nous vous indiquons le nombre de notices figurant dans votre panier.Il est possible à partir de cet écran en cliquant dans le menu de gauche :
;
Le
bouton " Recevoir les notices de votre panier "
A partir de cet écran de gestion du panier, il est possible de valider votre
choix pour recevoir les notices si votre compte MémoElectre contient un nombre
d'unités égal ou supérieur au nombre de notices de votre panier.
En cliquant sur le bouton
,
votre fichier de notices sera envoyé en fichier attaché à
votre adresse électronique. Votre compte MémoElectre sera débité
du nombre d'unités de notices envoyées.
La
récupération des notices MémoElectre dans votre
base documentaire
Lorsque vous avez cliqué sur le bouton "Recevoir les notices", ce clic a déclenché différentes actions :
Le traitement de votre fichier MémoElectre avec GestMmn pour insertion dans votre base documentaire
Vous allez recevoir un message
électronique contenant le fichier attaché de notices. Ce fichier
aura comme extension .mmn et sera à traiter avec l'utilitaire GestMmn
(version 0.19 impérative) que vous aurez préalablement
téléchargé
sur le site du CRDP de Poitou-Charentes. L'utilitaire
GESTMMN est nécessaire pour tous les envois de données documentaires
(tels que les MéMoFiches, MémoDocNet) diffusés par le CRDP de Poitou-Charentes.
Vous devez double-cliquer sur ce fichier attaché et choisir de l'ouvrir
; l'utilitaire GestMmn se lance, affichant le contenu de ce fichier .MMN ; les
étapes suivantes de traitement du fichier sont indiquées dans
la documentation
sur GestMmn.
L'historique de récupération des notices envoyées
Si vous n'avez pas reçu le message électronique avec le fichier attaché contenant vos notices (ou si vous effacez celui-ci par erreur), nous vous proposons la fonction "Historique de vos récupérations de notices". Cette fonction vous permet de consulter et de télécharger les fichiers de notices envoyées à votre courrier électronique et qui ont été débitées de votre compte MémoElectre.
Vous avez accès à cette fonction à l'issue d'une demande d'envoi de notices par courrier électronique ou en cliquant dans le menu de gauche sur le lien Historique.
Un écran vous est proposé.
L'écran "Historique de vos récupérations de notices"
Vous devez cliquer sur le
fichier que vous souhaitez télécharger, les fichiers étant
affichés par jour et heure de récupération avec mention
du nombre de notices récupérées par fichier. Cliquez sur
le bouton 
.
Nota : Vos fichiers de notices récupérées sont conservés à hauteur de 500 notices. Au-delà, vos envois les plus anciens sont éliminés de notre site.
L'accès aux paramètres de son compte MémoElectre
A partir du menu de gauche (en vert) de l'écran, vous pouvez avoir accès aux paramètres de votre compte MémoElectre. Nous vous proposons trois sous-menus :
La déconnexion de la base MémoElectre
Vous devez vous déconnecter
de la base MémoElectre quand vous avez terminé. Vous devez cliquer
sur le bouton 
en
haut à droite de votre écran pour effectuer cette action.
Pour toute information complémentaire sur les aspects commerciaux de MémoElectre, contactez le service commercial du CRDP de Poitou-Charentes.